Quy trình tổ chức một buổi hội nghị hội thảo thành công

Seminarsaigon là một trong những công ty chuyên tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo và cho thuê hội trường tại TP HCM

–   Đối với các buổi hội nghị (convention, conference, meeting), hội thảo (workshop), chuyên đề (seminar), tập huấn (training event), dù tổ chức cho vài chục người hay cả trăm người thì đều đòi hỏi phải có sự tươm tất, chu đáo của Ban tổ chức.

–  Trong những buổi hội nghị với khách hàng thì đây chính là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty. Có thể nói đây cũng là môt trong những biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.

Quy trình tổ chức một buổi hội nghị hội thảo thành công

 Quy trinh tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

–   Thông thường quy trình của một buổi hội nghị, hội thảo thường bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới hay thậm chí là những buổi trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.

Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra:

–   Phải thành lập ban tổ chức (Tự tổ chức hoặc thuê Công ty tổ chức sự kiện), phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.

–   Lập bảng kế hoạch chi tiết tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm thực hiện, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể chia thành 3 nhóm nhỏ.

–   Lựa chọn cân nhắc để tìm ra những công ty tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Với bộ phận đối ngoại: Phụ trách lên danh sách khách mời, chuẩn bị thiệp mời, gửi thư mời khách, kiểm tra phản hồi của khách để chốt danh sách khách tham dự sự kiện hội nghị.

Với bộ phận hậu cần: Phụ trách thiết kế ý tưởng, thuê hội trường tổ chức, kịch bản nội dung, phương tiện giao thông, đặt tiệc, tặng phẩm, phần thưởng, setup sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, banner…

Với bộ phận lễ tân: Checklist khách mời đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường, phục vụ khách mời trong hội nghị (Trước – trong – sau khi hội nghị kết thúc). Tặng quà & tiễn khách

Tổ chức hội nghị hội thảo

–   Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, Ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và phân việc cho từng người.

–   Thông thường, tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình mà người ta phân thành nhiều bước khác nhau, nhưng nhìn chung lại thì quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thường tiến hành qua những bước cơ bản như sau:

>> Phòng hội trường sông Mekong cho thuê tại quận 1

Bước 1: Bạn phải xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo.

Bước 2: Tiếp theo là lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo:

Mục đích, yêu cầu cần đạt được của cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Nội dung cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Kinh phí dự trù tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức

Lên kế hoạch khách mời

Chương trình của hội nghị

Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Bước 3: Lưu ý đến các công tác cần phải chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo:

Truyền thông, thông báo cho sự kiện

In ấn tài liệu

Phát thư mời

Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo, phòng hội trường) đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất,…

Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón,…(nếu cần)

Tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chuyên nghiệp giá rẻ

Bước 4: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu

Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Bước 5: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo:

Ghi biên bản hội nghị

Thông báo các ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị

Bước 6: Cần xử lý những thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.

Kiến nghị các tổ chức hay các đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Quy trình tổ chức một buổi hội nghị hội thảo thành công

–   Để có một buổi tổ chức hội nghị hội thảo thành công cần phải qua rất nhiều khâu chuẩn bị. Ngoài việc chuẩn bị nội dung chuyên môn cho cuộc họp thì khâu tổ chức hội nghị hội thảo sao cho chuyên nghiệp và thuận lợi lôi cuốn khách hàng là việc không phải dễ dàng.

–   Những lo lắng của Quý khách sẽ không còn nữa khi trao trọn niềm tin vào Seminarsaigon, là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị hội thảo, với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, tận tâm. Chúng tôi sẽ mang lại cho Quý khách sự an tâm – hài lòng về một hội nghị, hội thảo thành công nhất.

–   Việc tổ chức hội nghị hội thảo của quý khách sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu để cho Seminar đồng hành cùng Quý khách. Seminarsaigon  sẽ chuẩn bị cho Quý khách mọi thứ, giúp Quý khách tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tạo thành công cho kế hoạch kinh doanh hay chiến lược của công ty.

–  Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc bạn muốn tổ chức các buổi teabreak cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua Hotline  (028) 3822.7737 hoặc xem tại Website : seminarsaigon.vn

Để xem chi tiết những thông tin về phòng hội trường thì tham khảo thêm tại http://seminarsaigon.vn